Tehnik Interaksi Dan Komunikasi Efektif Dalam Manajemen

|Definisi Manajemen Dan Hubungannya Dengan Komunikasi Serta Tehnik Interaksi|

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasisan, pengarahan dan pengawasan dengan memberdayakan anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Handoko, 2003: 8). Salah satu definisi manajemen yang telah diungkapkan oleh Mary Parker Follet dalam Handoko adalah manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.. Para manajer mencapai tujuan organisasi dengan cara mengatur orang lain untuk melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut (Stoner, 1996 : 7)

Mengartikan manajemen sebagai seni mengandung arti bahwa hal ini memerlukan kemampuan dan ketrampilan pribadi. Ketrampilan pribadi yang dimaksud disini adalah ketrampilan interpersonal atau human skills. Ketrampilan interpersonal adalah kemampuan untuk memahami orang lain, melihat cita – cita, motivasi dan maksud mereka serta bekerja sama secara efektif dengan mereka. Kemampuan inilah yang disebut kemampuan kepemimpinan atau leadership. Dalam buku Your Words, Your Power yang ditulis oleh Semba Biawan mengungkapkan bahwa 

“Hakikat komunikasi dan leadership adalah sama – sama berupaya mempengaruhi orang lain, agar orang lain tergerak untuk memenuhi keinginan kita (secara tulus dan ikhlas).

Untuk bisa berkomunikasi, kita harus menguasai bahasa, karena bahasa adalah alat komunikasi. Tapi sebaliknya walaupun kita menguasai bahasa, tidak berarti bahwa kita otomatis memiliki kemampuan berkomunikasi, karena (sekali lagi) komunikasi adalah mempengaruhi, dan jika kita tidak bisa mempengaruhi berarti kita tidak memiliki kemampuan komunikasi, atau tidak memiliki leadership.” 

Sebagai seorang manajer dalam menjalankan fungsi – fungsimanajemen makadiperlukan kemampuan kepemimpinan (leadership), komunikasi efektif serta tehnik interaksi yang sesuai.

|Komunikasi Dalam Organisasi|

Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214). Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Sehingga banyak diantara para manajer atau pimpinan yang cenderung memaksakan kehendak dalam memimpin organisasi. Ada dua alasan utama komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer yaitu karena komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan serta pengawasan dapat dicapai dan komunikasi adalah dasar utama dari sebagian besar kegiatan yang dilakukan oleh para manajer.

Proses Komunikasi adalah dasar utama bagi manajer untuk melaksanakan tugas dalam menjalankan fungsi manajemen demi mencapai tujuan. Informasi harus dikomunikasikan kepada staf atau bawahannya agar mereka mengetahui dasar perencanaan dan agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang apa yang akan ditugaskan kepada mereka. Dalam pengarahan,manajer harus dapat berkomunikasi dengan baik dengan bawahan untuk mencapai tujuan organisasi. Dan pada proses pengawasan manajer memerlukan komunikasi dalam memastikan apakah pelaksanaan tugas sesuai dengan perencanaan.

|Ragam Tingkatan Komunikasi|

1. komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication) yaitu komunikasi yang terjadi dalam diri seseorang yang berupa proses pengolahan informasi melalui panca indera dan sistem syaraf manusia.
2. komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) yaitu kegiatan komunikasi yang dilakukan seseorang dengan orang lain dengan corak komunikasinya lebih bersifat pribadi dan sampai pada tataran prediksi hasil komunikasinya pada tingkatan psikologis yang memandang pribadi sebagai unik. Dalam komunikasi ini jumlah perilaku yang terlibat pada dasarnya bisa lebih dari dua orang selama pesan atau informasi yang disampaikan bersifat pribadi.
3. komunikasi kelompok (group communication) yaitu komunikasi yang berlangsung di antara anggota suatu kelompok. Menurut Michael Burgoon dan Michael Ruffner dalam Sendjaja,(1994) memberi batasan komunikasi kelompok sebagai interaksi tatap muka dari tiga atau lebih individu guna memperoleh maksud atau tujuan yang dikehendaki seperti berbagi informasi, pemeliharaan diri atau pemecahan masalah sehingga semua anggota dapat menumbuhkan karakteristik pribadi anggota lainnya dengan akurat.
4. komunikasi organisasi (organization communication) yaitu pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005:52).
5. komunikasi massa (mass communication). Komunikasi massa dapat didefinisikan sebagai suatu jenis komunikasi yang ditujukan kepada sejumlah audien yang tersebar, heterogen, dan anonim melalui media massa cetak atau elektrolik sehingga pesan yang sama dapat diterima secara serentak dan sesaat.
6. Kemudian Mulyana (2005:74) juga menambahkan konteks komunikasi publik. Pengertian komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah besar orang. Yang tidak bisa dikenali satu persatu. Komunikasi demikian sering juga disebut pidato, ceramah atau kuliah (umum). Beberapa pakar komunikasi menggunakan istilah komunikasi kelompok besar (large group communication) untuk komunikasi ini.

|Hambatan-Hambatan Terhadap Komunikasi yang Efektif|

1) Hambatan Organisasional 

Hambatan Organisasi yang dimaksud yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi. Tingkat khirarkhi bila suatu organisasi tumbh, dan strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena pesan harus melalui tingkatan (jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk disampaikan. Wewenang Manajerial artinya, kekaburan wewenang bagi setiap tingkatan pada jabatan tertentu akan membuat pesan tidak sampai ke seluruh bagian yang ada dalam organisasi tersebut. Spesialisasi artinya adalah prinsip organisasi, tetapi juga menimbulkan masalah-masalah komunikasi, apalagi mereka yang berbeda keahlian bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi dan kepentingan dan istilah-istilah dalam pekerjaan mereka masing dapat menghambat, dan membuat kesulitan dalam memahami, sehingga akan timbul salah pengertian dan sebagainya.

2) Hambatan-hambatan Antar Pribadi 

Manejer selalu menghadapi bahwa pesan yang disampaikan akan berubah dan menyimpang dari maksud pertama. Manejer haruslah memperhatikan hambatan-hambatan antar pribadi seperti : Persepsi selektif, status atau kedudukan komunikator (Sumber), Keadaaan membela diri, Pendengaran lemah, dan ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa. Persepsi selektif adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seorang menseleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala pesan yang ia terima. Persepsi seseorang akan dipengaruhi oleh pengalaman masing-masing. Untuk itu diharapkan seorang manejer memahami sebanyak mungkin tentang kerangka piker, keinginan, kebutuhan, motif, tujuan dan tingkat kecerdasan seluruh karyawannya, agar komunikasi dalam organisasi yang ia pimpin menjadi efektif. Status Komunikator artinya hambatan utama komunikasi adalah kecendrungan untuk menilai terutama kredibilitas sumber. Kredibilitas didasarkan keahlian seseorang dalam bidang yang ia komunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa komunikator dapat dipercayai. Keadaan membela diri. Perasaan membela diri baik pada pengirim, maupun penerima pesan, menimbulkan hambatan dalam proses komunikasi. Pendengaran lemah. Manejer harus belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu mengatasi hambatan ini. Ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang terjadi dalam proses komunikasi adalah salah dalam menggunakan bahasa. Sebagai contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berarti satu jam, satu hari atau satu minggu. Disamping itu bahasa nonverbal yang tidak konsisten seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.

|Prinsip Dasar Komunikasi efektif|

Dalam buku Your Words,Your Power yang ditulis oleh Semba Biawan (2007:44-72) dijelaskan bahwa dalam berkomunikasi dengan seseorang atau sekelompok orang dapat menjadi lebih efektif jika memenuhi 4 syarat utama :

1) Orang Yang Tepat

Ketika akan menyampaikan suatu materi kepada pihak lain perlu diperhatikan apakah pihak yang akan diajak untuk berkomunikasi sesuai dengan materi yang akan kita sampaikan.

2) Tempat Yang Tempat

Tempat yang tepat bukan hanya menyangkut tempat dimana komunikasi dapat dilakukan tetapi juga dalam arti memberi kenyamanan terhadap pihak yang terlibat dalam komunikasi,sehingga proses komunikasi berjalan lancar.

3) Waktu yang tepat

Waktu yang tepat tidak terbatas pada penunjukkan waktu seperti hari dan jam,namun termasuk suasana dan situasi pada saat berkomunikasi.

4) Cara yang tepat

Dalam komunikasi,reaksi orang pertama kali bukan pada apa yang dikatakan tapi bagaimana cara mengatakan. Substansi pembicaraan yang tidak benar tapi disampaikan dengan baik biasanya lebih dapat diterima daripada substansi yang benar tapi disampaikan dengan cara yang tidak baik. Akan tetapi sebenarnya tidak ada standar atau cara baku dalam berkomunikasi karena cara berkomunikasi dipengaruhi oleh:

• Sasaran atau tujuan komunikasi
• Materi yang akan disampaikan
• Siapa yang terlibat dalam komunikasi
• Tempat 
• Waktu dan suasana

Meski tidak ada cara baku dalam berkomunikasi,tetapi ada sifat dasar manusia yang berlaku umum dalam berkomunikasi seperti setiap manusia tidak suka disalahkan,maka ketika terjadi kesalahan,jangan menyalahkan (orangnya) akan tetapi tunjukkan dengan cara yang baik letak kesalahannya.Ada tujuh sifat dasar manusia yang berkaitan dengan interksi dan komunikasi:

• Setiap manusia punya pamrih, dan hanya tergerak untuk bertindak dan atau menerima sesuatu jika ada manfaat bagi dirinya.
• Senang diperhatikan, didengarkan, dan dipahami sikap, perasaan, serta pendapat – pendapatnya saat berbicara.
• Senang dihargai dengan diminta pendapat serta saran – sarannya.
• Tidak senang digurui, didikte, dan dipaksa.
• Tidak senang dibantah secara langsung atau tidak disetujui sikap dan pendapatnya.
• Ingin mendengar umpan balik yang membangun tetapi tidak senang disalahkan atau mendengar hal – hal negatif mengenai dirinya.
• Senang dipuji atas sikap, pendapat, serta prestasi yang dicapai.

Sumber:

Effendy .1989. Kamus Komunikasi . Bandung:Mandar Maju.

Handoko, T. Hani .2003. Manajemen . Jogyakarta:BPFE.

Gambar. Tehnik Interaksi Dan Komunikasi Efektif Dalam Manajemen