Pengembangan Sistem Informasi oleh Pemakai (End User Development)

Keputusan untuk melakukan pengembangan sistem informasi bisa dilalkukan secara internal (insourcing) bisa juga dilakukan secara eksternal (outsorcing). Tentu saja ini harus dilihat berdasarkan dampak dari sistem informasi yang akan dikembangkan dalam suatu organisasi. Jika dampaknya sempit, yaitu hanya pada individu pemakai sistem yang sekaligus pengmbang sistm itu saja, maka pengembangan dapat dilakukan oleh pemakai sistem yang sering dikenal dangan istilah End User Development (EUD) atau End User Computing (EUC). Pengembangan sistem oleh pemakai sistem (end user computing) merupakan suatu fenomena yang mulai terjadi terutama pada perusahaan-perusahaan yang menghadapi persaingan yang ketat. Artinya perusahaan dihadapkan pada kondisi persaingan yang cepat. Para pembuat keputusan ( manajer) juga dituntut untuk bisa mangembil keputusan dengan cepat. Padahal masalah yang harus diambil dalam keputusannya adalah masalah-masalah yang sifatnya ad-hoc yaitu masalah-masalah yang dapat muncul dengan tiba-tiba dan tidak umum. Jelas dalam hal ini sistem infomasi yang ada tidak akan dapat memberikan dukungannya. Dalam kasus ini banyak manajer yang berpikir mengambil jalan lain dengan cara mengembangkansendiri aplikasinya tanpa harus bergantung pada departeman sistem informasinya. Tentu saja hal sah-sah saja selam itu keperluan atau butuhan yang dampaknya kecil. Berikut ini penulis akan memberikan gambaran mengenai bagaimana sistem informasi yang dikembangkan oleh pemakai sistem (end user computing), apa saja keunggulan serta kelemahannya, bagaimana strategi pengembangan serta implementasinya.

 

 

KEUNGGULAN DAN KELEMAHAN EUC/EUD

Pengembangan sistem informasi yang dikembangkan oleh pemakai sistem merupakan fenomena dalam pengembangan suatu sistem informasi. Tentu saja ini hanya akan efektif jika dampak dari sistem yang dikembangkan dengan cara ini tidak luas atau konfrehensif dan selama itu mampu sah saja dilakukan. Meskipun demikian pengembang sistem harus tahu dulu keunggulan serta kelemahan dari metode pengembangan en user computing ini.

 

Berikut ini ada beberapa kelebihan dari EUC, yaitu:

1. Dapat menghindari permasalahan kemacetan di departemen sistem informasi. Artinya dengan EUC, aplikasi yang dibutuhkan akan dapat diselesaikan dengan lebih cepat Karena dikembangkan sendiri oleh pemakai sistem. 
2. Kebutuhan pemakai sistem dapat lebih terpenuhi karena dapat dikembangkan sendiri oleh pemakai, tentunya dalam hal ini pmakai akan lebih mengerti atau memahami kebutuhan informasi sendiri bila dibandingkan dengan dikembangkan oleh pihak lain. 
3. Menambah atau meningkatkan partisifasi aktif pemakai dalam proses pengembangan sistemnya sehingga akan aa kepuasan sendiri dari pemakai sistem. 
4. Dapat menambah kualitas pemahaman pemakai terhadap aplikasi yang dikembangkan serta teknollogi yang digunakan dalam sistem.

 

Selain memiliki beberapa keunggulan seperti di atas, pengembangan sistm nformasi oleh pemakai ( end user computing ) juga memiliki kelemahan-kelemahan yang mesti mendapat perhatian pengembang sistem. Kelemahan-kelemahan itu adalah sebagai berikut:

1. Karena pemakai sistm harus mengembangkan aplikasinya sendiri, maka dalam hal ini pemakai sekaligus pengembang sistem dituntut untuk memiliki pemahaman mengenai teknologi informasi (computer literacy) serta pemahaman tentang pengembangan sistem infomasi. Dalam kenyataannya tidak semua pemakai (manajer) memiliki pemahaman yang dimaksud. 
2. End user computing memiliki resiko dapat menggangu bahkan merusak sistem informasi di luar yang dikembangkan oleh pemakai sistem. Akibat dari ini misalnya saja dapt merusak data pada basis data perusahaan jika pemakai sistem melakukan oparasi seperti update data yang salah. 
3. End user computing pasti akan berhadapan dengan maslah kemampuan teknis pemakai sekaligus pengembang sistem. Maksudnya end user computing ini tidak akan efektif dan efisien jika pengembangnya adalah manajer perusahaan yang harus terlebih dahuu bahasa pemrograman computer untuk dapat membangun program aplikasi yang dibutuhkan. Paling tidaj ini akan sangat membutuhkan waktu. Sebaliknya jika manajer sebagai pemakai dan pengembang sistem tidak dapat membuat program aplikasinya, maka pnerapan EUC juga tidak akan efektif.

 

PENERAPAN END USER COMPUTING

Dibutuhkan pemahaman mengenai teknologi sistem informasi oleh pengembang yang akan melakukan pengembangan sistem sendiri. Jadi tidak akan efektif jika pengembang sistem tidak memiliki pemahaman tentang teknologi sistem informasi yang cukup, karena hal ini dipaksakan sudah bisa dipastikan tidak akan berhasil. Pertanyaan yang krusial mengenai waktu kapan penerapan EUC ini bisa dilakukan harus dijadikan pertimbangan yang benar-benar matang. Menurut Nolan’s stages paling tidak ada empat tahapan penting untuk dapat menentukan waktu yang tepat penerapan EUC ini, yaitu sebagai berikut.

 

1. Tahap inisasi (initiation)

Yaitu tahap dimana organisasi(perusahaan) mulai pertama kali mngenal teknologi informasi. Memasng secara umum perusahaan yang ada sudah melawati masa ini, meskipun masih ada juga beberapa yang masih dalam proses tahapan inisiasi ini.

 

2. Tahap ketularan (contagion) 

Yaitu tahap diamana organisasi (perusahaan) sudah mulai banyak yang menggunakan teknologi informasi meskipun ini dilakukan atau tidak terlalu mempertimbangkan untung ruginya dari penggunaan teknologi informasi ini. Artinya aspek keuntungan (benefit) dan biaya (cost) benar-benar dikesampingkan tetapi hanya meniru beberapa perusahaan yang menjadi pesaing (competiter). 

 

3. Tahap kendali (control)

Pada tahap ini organisasi (perusahaa) sudah mulai selektif di dalam penggunaan teknologi informasi. Ada hal yang dijadikan pertimbangan sebelum memutuskan penggunaan teknolgi informasi seperti pertimbangan untung rugi (cost & benefit). Artinya bila ada individu atau suatu unit di dalam organisasi (perusahaan) membutuhkan teknologi informasi, bagian pengadaan takan melakukan evaluasi dulu biaya yang dikeluarkan serta keuntungan yang nanatinya akan didapat dengan penggunaan teknologi informasi.

 

4. Tahap matang (mature)

Pada tahap ini organisasi (perusahaan) menggunakan teknologi informasi tidak hanya mempertimbangakan keuntungan (benfit) yang akan didapatkan serta berapa biaya (cost) yang harus dikeluarkan tetapi lebih dari itu bagaimana teknologi informasi yang digunakan dapat dijadikan sebagai alat keunggulan di dalam bersaing (compatetive advantage).

 

 
Dari ke empat tahapan di atas seperti yang digambarkan di Nolan’s stages yang dianjurkan jika perusahaan akan menerapkan end user computing atau end user development adalah paling tidak perusahaan sudah memasuki pada tahap kendali (control). Kenapa demikian? Karena dalam tahap ini organisasi dan manajer sudah dianggap memahami benar pemanfaatan teknolgi informasi sehingga ini akan lebih menjamin keberhasilan penerapan end user computing.

 

 

STRATEGI END USER COMPUTING

Organisasi (perusahaan) yang sudah siap dan melakukan end user computing akan memiliki keunggulan tersendiri, karena pengambilan keputusan yang sifatnya ad-hoc akan dapat cepat diselesaikan oleh masing-masing manajer dengan bantuan sistem teknologi informasi yang dibangun sendiri. Perkembangan EUC di organisasi ini nantinya akan mengarah pada titik pertumbuhan yang terkendali (controlled growth), yaitu saat EUC diterapkan secara optimal di dalam organisasi (perusahaan). Untuk mencapai titik tersebut dapat dicapai dengan tiga cara, yaitu seperti yang tampak dalam gambar berikut ini.

Strategi EUC

1. Staregi aslerasi (acceleretion)

Strategi yang lebih menekankan pada kecepatan ekspansi dari penerapan EUC dengan pengendalian yang kurang diperhatikan. Dalam strategi ini sangat mengedepankan peningkatan kuantitas jumlah manajer yang melakukan EUC. 

 

2. Strategi kontaimen (containment)

Berbeda dengan strategi aselerasi, strategi ini justru lebih mengedepankan pada pengendalian dari EUC dibandingkan dengan kecepatan penerapannya. Dengan kata lain pengembangan EUC akan memprioritaskan pada kualitas EUC sebelum nantinya diikuti oleh kuantitas yang melakukan EUC.

 

3. Strategi imbang (balance)

Dalam strategi ini ada prioritaskesimbangan antara kualitas EUC dan kuantitasnya dalam mencapai pertumbuhan terkendali dari penerapan EUC di perusahaan. Strategi ini banyak dilakukan organisasi di Amerika Serikat.

 

 

TAKTIK PENERAPAN END USER COMPUTING

Ada hal yang mesti mendapat perhatian dalam penerapan EUC yaitu dengan taktik menyediakan alat-alat pengembangan sistem informasi (tools sistem) yang mudah digunakan serta membangun pusat informasi (information center) dalam organisasi (perusahaan), hal ini penting sekali untuk mengatasi kelemahan kemampuan teknis pemakai sekaligus penegmbang dalam hal ini adalah manajer. Sekarang ini banyak alat-alat pengembang sistem berupa perangkat lunak (generasi ke empat) yang dapat digunakan untuk membantu manajer dalam mengambangkan aplikasinya sendiri. Alat-alat perangkat lunak yang ada saat ini dapat berupa DBMS (Data Base Management Systems) dengan bahasa kueri (query language) yang disediakannya, Visual Language dan CASE (Computer Aided Software Engineering).

 

 

Taktik lain yang selain menyediakan alat-alat pengembang sistem yang mudah untuk membantu penerapan EUC adalah dengan membangun pusat informasi (information center atau IC) di dalam departemen informasi. Bagian ini (departemen informasi) akan berfungsi pertama memberikan layanan konsultasi kepada manajer yang mengalami kesulian teknis dalam mengembangkan aplikasinya sendiri. Kedua dapat berfungsi sebagai pengawas (melakukan fungsi kontrol) untuk menjamin penerapan EUC terkendali dengan baik sesuai dengan kualitas dan integritas data dan standar keamanan serta standar lainnya yang telah ditetapkan. Ketiga departemen sistem informasi juga dapat berfungsi sebagai bagian pelatihan bagi pemakai sistem, juga yang mencari dan mengevaluasi alat-alat pengembangan sistem yang dapat membantu pemakai sistem.


Dari pembahasan mengenai pengembangan sistem informasi oleh pemakai (end user development atau end user computing) penulis dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut.

1. End User Development (EUD) atau End User Computing (EUC) adalah salah satu metode pengembangan sistem informasi yang dilakukan oleh pemakai dalam suatu organisasi guna membantu pemakai (manajer) dalam menghadapi permsalahan-permasalahan yang bersifat ad-hoc yang melibatkan keputusan-keputusan yang tidak terstruktur yang butuh penyelesaian cepat. 
2. Dalam mengambil kebijakan untuk melakukan atau menerapkan End User Computing para pengembang sistem informasi (manajer) harus memperhatikan keunggulan serta kelemahan dari EUC itu sendiri. 
3. Para pemakai (manajer) yang mengembangkan sistem informasinya sendiri (EUD/EUC) dituntut untuk memiliki pemahaman mengenai penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi (computer literacy) serta kemampuan teknis di bidang teknologi informasi. 
4. Untuk dapat menjamin keberhasilan penerapan EUD/EUC dibutuhkan strategi dan taktik yang tepat sehingga penerapannya akan menjadi sangat optimal. 
5. Secara umum agar End User Computing (EUC/EUD) berhasil, harus mempertimbangkan banyak hal seperti dampaknya bagi organisasi, pemahaman mengenai teknologi informasi, syarat kemampuan teknis pengembang, waktu yang tepat, strategi yang pasti serta taktik yang benar.

 

Baca juga

Web Effect Menggunakan Captivate

Model Proses Rekayasa Perangkat Lunak

Interactive E-Learning Menggunakan Berbagai Teknologi Terkini