Komunikasi Dalam Perkantoran

|Pengertian Komunikasi|

Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan Steward(1998) mengenai komunikasi manusia yaitu :

Human communication is the process through which individuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another. 

Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, tidak putus vokal dan sebagainya.

|Beberapa definisi komunikasi adalah:|

1. Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).
2. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
3. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain(Davis, 1981).
4. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W).

|Pengertian Komunikasi Kantor|

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan. 

Komunikasi didalam kantor bukannya hanya dari pimpinan ke pegawai tapi bisa juga sebaliknya bahkan juga bisa dari pegawai ke sesama pegawai. Suksesnya pelaksanaan tugas pemimpin itu sebagian besar ditentukan oleh kemahirannya menjalin komunikasi yang tepat dengan semua pihak, secara vertikal maupun secara horizontal. Kepemimpinan diwujudkan melalui gaya komunikasi dan gaya kerja atau cara bekerja sama dengan orang lain yang konsisten. Melalui apa yang dikatakannya (bahasa) dan apa yang diperbuatnya (tindakan), seseorang membantu orang-orang lainnya untuk memperoleh hasil yang diinginkan. Begitupun juga hubungan antara pimpinan dan bawahan maupun pegawai dengan pegawai, dengan komunikasi yang baik dapat menjalin hubungan dan pelaksanaan tugas saat bekerja pun berjalan dengan baik.

|Bentuk-Bentuk Komunikasi di Kantor|

JC. Denyer dalam bukunya Office Mangement, 1975 membagi komunikasi dalam bentuk yang sistematis yaitu: 

1. Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication): Sistem Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya. 
2. Sistem komunikasi lisan (Oral Communication): Sistem ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor sendiri , radio, atau hanya corong suara
3. Sistem Mekanis (Mechanical System): Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi 
4. Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System): Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil sesorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti mnajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit, Saranya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.

|Bentuk Komunikasi di Kantor|

1. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk :

• Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi.
• Kedua, adalah komunikasi yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor.Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.
• Ketiga, adalah komunikasi pribadi, yaitu komunikasi diantara individu dalam organisasi, tetapi tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan kantor.

2. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor dengan klien.

3. Kemampuan berkomunikasi secara efektif sangat diperlukan oleh setiap pegawai di kantor, karena melalui komunikasi yang efektif tersebut, dapat dengan mudah, cepat, dan tepat dapat dimengerti maksud dan tujuan seorang klien yang datang, dan menimbulkan kepuasan bagi klien yang bersangkutan. 

|Aspek yang perlu di perhatikan|

1. Kejelasan 

Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas, pemakainya harus mengingat sasaran dan komunikasi. Sebaiknya digunakan kalimat yang pendek-pendek, sederhana dan mudah ditafsirkan.

2. Perhatian 

Perhatian harus diberikan oleh penerima komunikasi, kurangnya perhatian adalah suatu kelemahan dalam komunikasi.

3. Integritas dan Ketulusan

Semakin banyak bawahan diberitahu mengenai organisasi dan masa depannya, semakin mereka menghargai integritas manajemen, semangat kerja akan terangkat.

4. Pemilihan Media

Adalah penting untuk memilih media yang paling tepat misalnya:

• Tatap Muka (rapat, konferensi, wawancara),
• Lisan (telepon, radio, sistem komunikasi yang timbal balik)
• Tertulis (surat, buku, surat edaran, buku pedoman dll).

|Pentingnya Komunikasi|

Komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kantor. Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut :

1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara:

• Para bawahan dengan atasan/pimpinan 
• Bawahan dengan bawahan 
• Atasan dengan atasan 

2. Pegawai dengan kantor/instansi yang bersangkutan Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai 

3. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai 

4. Dengan mengadakan komunikasi semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan berlangsung pengendalian operasional yang efisien.

5. Dengan komunikasi semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan, peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan, yang telah ditetapkan oleh pimpinan

Sumber:

Wiryanto, 2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta, PT. Gramedia Widiasarana Indonesia

Gambar: Komunikasi Kantor