Bidang Kajian Manajemen

Menurut Sastradipoera (2007, p.16-24), bidang kajian manajemen terdiri dari lima bidang, yaitu sebagai berikut:

1.      Manajemen Operasional

Manajemen operasional (manajemen produksi) yang sering disebut sebagai pusat laba pertama. Bidang kajian manajemen ini bertanggungjawab dalam pembuatan keputusan, pelaksanaan, dan pengawasan dalam sistem organisasi. Manajemen operasional berkaitan dengan:

a.       Analisis operasional, merupakan suatu bentuk rekayasa industrial yang memisah-misahkan pekerjaan kedalam sejumlah kegiatan fungsional dan merancang arus pekerjaan untuk membangun urutan terjadwal yang efisien dalam menghasilkan produk.

b.      Rencana Operasional, merupakan rencana jangka pendek yang berhubungan dengan operasi atau proses internal.

c.       Pengawasan Operasional, merupakan pengaruh manajemen atas masukan (input) dan kegiatan dalam pelaksanaan perusahaan. Pengawasan tersebut dilakukan  dengan sistem umpan-balik dan sistem umpan-maju. Pengendalian umpan-balik (feed-back control) bertujuan untuk mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan. Konsep pengendalian ini mengutamakan pada pentingnya penyiapan informasi yang dapat digunakan untuk memantau balik program maupun jadwal kegiatan. Sedangkan pengendalian umpan-maju (feed-forward control), menetapkan bahwa keluaran yang tidak sesuai dengan standar, disesuaikan sebelum pemeriksaan yang dilakukan pada produk akhir. 

2.      Manajemen Marketing

Manajemen marketing (manajemen pemasaran), yang sering disebut sebagai pusat laba kedua. Menurut Stanton, Etzel, dan Walker (Sastradipoera, 2003: 6), Marketing adalah suatu sistem keseluruhan yang meliputi kegiatan-kegiatan bisnis yang saling mempengaruhi yang ditujukan untuk membuat rencana, menetapkan harga, mempromosikan dan mendistribusikan produk agar dapat memuaskan kebutuhan untuk mencapai pasar target sehingga dapat meraih sasaran-sasaran organisasi.

           Manajemen marketing adalah proses perencanaan dan pelaksanaan pemikiran, penetapan harga, promosi dan penyaluran gagasan, barang, dan jasa untuk menciptakan pertukaran yang memuaskan tujuan individu dan organisasi. (Sastradipoera, 2003: 9)

Dalam manajemen marketing juga di dukung oleh sistem informasi marketing yang bertujuan untuk menghimpun, menganalisis, menyimpan dan menyebarkan informasi marketing yang sesuai  kepada mereka yang membutuhkan informasi. Sistem informasi marketing ini biasanya digunakan oleh perusahaan. Informasi tersebut berisi:

a.  Informasi mengenai pelanggan dan calon pelanggan, seperti selera, kebutuhan, daya-beli, kebiasaan, alam pikiran, nilai-nilai dan keyakinan yang dianut, harapan dan gaya hidup mereka (pelanggan).

b.      Informasi mengenai pesaing dan pesaing yang potensial, seperti produk yang dijual, harga yang diminta, posisi dalam pasar, dan tindakan kebijakan yang mereka lakukan. Informasi ini berkaitan dengan kemungkinan munculnya persaingan bebas.

Jika dikaitkan dengan ilmu perpustakaan, manajemen marketing (manajemen pemasaran) yang dilakukan oleh pihak perpustakaan salah satu contohnya adalah kegiatan promosi diperpustakaan. Kegiatan promosi ini dapat dilakukan dengan berbagai media promosi seperti media cetak (brosur, pamplet) serta media non cetak (jejaring web, aplikasi). Dengan tujuan untuk kenaikan pengunjung yang datang ke perpustakaan serta untuk kepuasan pemustaka. Di perpustakaan juga menerapkan sistem informasi marketing yaitu sebagai berikut:

a)      Informasi pemustaka, seperti latarbelakang, gender, usia, dll. Ini sangat diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan individu.

b)      Informasi pesaing, dalam hal ini perpustakaan bersaing dengan internet. Bagaimana caranya perpustakaan bisa lebih diminati daripada internet. Perpustakaan harus lah mengikuti perkembangan teknologi dengan menerapkan sistem digital di perpustakaan di harapkan perpustakaan mampu bersaing dalam hal penyediaan informasi yang lebih valid dan bisa dipertanggungjawabkan keabsahannya.

Dalam manajemen marketing diperlukan strategi marketing, menurut Sastradipoera (2003: 41-42) ada tiga strategi yang harus dilakukan yaitu sebagai berikut:

1)      Konsumen-target, dalam hal ini konsumen target merupakan bagian dari masyarakat umum yang mempunyai kebutuhan yang harus terpenuhi kepuasannya.

2)      Penentuan keinginan konsumen, strategi marketing akan lebih efektif jika dari pihak perusahaan mengetahui keinginan para konsumen. Contoh di perpustakaan, seorang pustakawan akan bertanya kepada pemustaka, “apa yang sedang anda cari? Atau bisa kami bantu bahan pustaka apa yang anda cari?” kurang lebih seperti itu. Atau tanpa harus bertanyapun, pustakawan aktif harus sudah mengetahui keinginan dari pemustakanya. Dengan melihat dari informasi pelanggan yang telah dikumpulkan sebelumnya. Informasi itu bisa didapatkan dari hasil riset, periodical, laporan-laporan periodik, serta prosiding.

3)      Rancangan ramuan marketing, dapat dicapai melalui program terpadu yang berkaitan dengan perencanaan produk, penetapan harga, distribusi fisik, periklanan, dan promosi penjualan.

3.      Manajemen Finansial

Manajemen finansial (manajemen keuangan) sebagai pusat laba ketiga setelah manajemen marketing. Bidang manajemen ini berhubungan dengan penggunaan teknik khusus untuk mengkaji informasi dan dokumen keuangan suatu perusahaan (Sastradipoera, 2007: 18). Selain itu juga bidang manajemen ini berhubungan dengan pengarahan dan pengawasan arus dana baik di dalam maupun di luar perusahaan.

Ada tiga hal yang perlu dilakukan dalam manajemen finansial, yaitu sebagai berikut:

a.       Pelaporan keuangan, dilakukan secara periodic (hari, minggu, bulan, ataupun kuartal). Isi dari pelaporan keuangan itu meliputi posisi keuangan suatu organisasi atau bagiannya mengenai hasil pelaksanaan kegiatan dan transaksi keuangan.

b.      Ramalan keuangan, menyajikan data futuristic khususnya laporan keuangan yang diperkirakan akan terjadi diwaktu yang akan datang.

c.       Pengawasan keuangan, faktor esensial yang perlu diperhatikan adalah anggaran, analisis keuangan, dan analisis impas.

4.      Manajemen personalia

Manajemen personalia sering dianggap sebagai pusat laba keempat. Menurut Edwin B. Flippo (Sastradipoera, 2002: 12-140, manajemen personalia adalah “perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat “.

Berbeda dengan pendapat Flippo, P Gosh (Sastradipoera, 2007:20), menyatakan bahwa pada garis besarnya fungsi-fungsi personalia seorang menejer itu adalah sebagai berikut:

a.       Perencanaan tenaga kerja, baik jangka pendek maupun jangka panjang

b.      Penggorganisasian, mengidentifikasikan dan mengelompokkan pekerjaan melalui tabel, bagan organisasi, atau bagan arus; program pelatihan dan pengembangan berdasarkan kebutuhan untuk seluruh tingkatan personalia; dan pendelegasian tanggungjawab dengan wewenang yang cukup.

c.       Membangun suatu tim, dengan tujuan untuk mencapai sasaran dasar suatu organisasi.

d.      Peningkatan motivasi diantara tingkatan personalia yang berbeda-beda.

e.       Pengawasan standar pelaksanaan dan penilaian hasil terhadap sasaran.

f.       Koordinasi kebijaksanaan-kebijaksanaan dan program-program personalia yang secara khusus mengacu pada aspek-aspek hubungan masyarakat.

Paradigma tentang para pekerja berubah dari yang asalnya sebagai faktor produksi menjadi sebagai komponen yang strategis dalam mendukung keunggulan kompetitif. Maka istilah manajemen personalia pun sering dikatakan manajemen sumber daya manusia atau manajemen sumber daya insani.

5.      Manajemen perkantoran

Manajemen perkantoran merupakan suatu cabang ilmu manajemen yang berhubungan dengan masalah pelayanan dalam pendapatan, pencatatan dan penganalisisan informasi, perencanaan dan pengkomunikasian untuk mencapai sasarannya. Para ahli manajemen sepakat mengatakan bahwa manajemen perkantoran memiliki fungsi sebagai koordinator. Karena  melalui sistem informasi manajemen, manajemen perkantoran mengkoordinasikan seluruh kegiatan dalam sistem manajemen tersebut.

Ada beberapa tujuan manajemen perkantoran yang utama, yaitu sebagai berikut:

a.       Menerima informasi, manajemen perkantoran membantu manajemen dalam hal pembuatan keputusan tanpa bersifat menunggu datangnya informasi. Oleh karena itu sering terjadi perubahan lingkungan. Manajemen perkantoran harus aktif dalam mencari data, fakta, dan informasi dari berbagai sumber yang mungkin dapat di cari.

b.      Mencatat informasi, seluruh fakta, data dan informasi sesuai dengan visi, misi dan tujuan manajemen yang diterimanya itu perlu dicatat dalam sistem pencatatan yang memadai. Walaupun kegiatan berkomunikasi secara lisan sangat efektif dan efisien, namun berkomunikasi secara tulisan akan sangat bermanfaat dalam hal pencarian informasi dan pengawasan informasi.

c.       Memproses informasi, dalam memproses informasi diperlukan informasi yang bermutu dan lengkap agar lebih efektif dalam mengambilan keputusannya. Hal ini dilakukan untuk menghindari dari pengambilan keputusan yang sifatnya spekulatif dan keputusan yang hanya didasarkan kepada metode “coba-coba”.

Merawat aktiva, melalui analisis dan penafsiran atas data yang dimiliki, manajemen perkantoran dapat memberikan informasi mengenai seluruh aktiva yang menjadi jantungnya sebuah organisasi.  

Sumber: 

Sastradipoera, Komaruddin. (2007). Asas-asas Manajemen Perkantoran: suatu pendekatan sistem informasi manajemen. Bandung: Kappa- Sigma.

Gambar: Bidang Kajian Manejemen